開発・新規事業
Excel管理をシステム化する前に｜業務・データ・運用の整理方法
Excel管理をシステム化する前に整理したい業務、データ、権限、移行方法を解説。受注管理の想定例から、開発が必要な範囲を考えます。
資料確認・原稿更新：
「同じ情報を何度も入力している」「誰のファイルが最新か分からない」。こうした困りごとが増えると、システム化を考えるタイミングかもしれません。ただ、現在のシートを画面に置き換えるだけでは、入力の重複や曖昧な運用が残ることがあります。
Nicoでは、どの業務で誰が困っているのかを整理し、必要な仕組みを考えるところから始めます。
1. シートの一覧と、仕事の流れを照らし合わせる
まず、使っているファイルごとに、入力者、確認者、更新のタイミング、情報の利用先を書き出します。集計用に見える表が、実際には担当者間の引き継ぎにも使われている場合があります。列の名前だけでは、必要な役割を把握できません。
- シートの一覧誰が更新するか／何の記録か
- 仕事の流れ受注から出荷まで／確認・引き継ぎ
本文の考え方を整理した説明図です。
受注管理を例にすると、「営業が案件を登録する」「担当者が条件を確認する」「作業の完了を記録する」「請求に必要な情報を渡す」という流れを確認します。その途中で発生する電話やメールも整理の対象です。
2. データの意味と、更新する人を決める
同じ顧客が複数の表で違う名称になっていたり、「完了」が担当者ごとに異なる意味で使われていたりすると、移行後も混乱が続きます。
| 整理する項目 | 確認すること |
|---|---|
| 顧客・案件の識別 | 名前が似ていても別の情報として区別できるか |
| 状態の定義 | 受付・対応中・完了は何を満たした状態か |
| 正しい情報の置き場所 | 複数の値が違うとき、何を確認するか |
| 更新・閲覧の範囲 | 誰が変更でき、誰に見せる必要があるか |
| 保存と引き継ぎ | 過去の記録を誰が、いつ参照するか |
3. 改善方法を複数用意する
困りごとによっては、入力ルールの統一、既存サービスの導入、部分的な連携でも改善できる可能性があります。独自開発を含め、それぞれで解決できる範囲と運用の負担を比べます。
判断材料になるのは、利用者数だけではありません。例外処理の多さ、同時更新の必要性、他のシステムとの連携、変更の頻度も確認します。
4. 移行後の一日まで考える
過去のデータをどこまで移すか、取り込み前に何を整えるか、切り替え時に誰が照合するかを決めます。新旧の管理を並行して使う場合は、どちらを更新するかと終了条件も必要です。
導入後に「この入力は誰がするのか」と迷わないよう、代表的な業務を最初から最後まで試します。業務とデータの関係が見えると、必要な機能も、当面作らなくてよい機能も判断しやすくなります。